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Descubra como aplicar o método e quais ferramentas podem ajudar
Poucas pessoas sobrevivem a situações como essa: um avião caído, montanhas, neve e 16 jovens perdidos e despreparados para enfrentar os desafios da Cordilheira dos Andes.
Em meio a esse cenário, rapidamente, um dos rapazes faz uma avaliação das possibilidades e alerta o grupo de que pelo horário, condições climáticas e estimativa do tempo de chegada de um possível resgate, com certeza, eles congelariam antes do amanhecer. A solução foi construir uma parede na fuselagem para protegê-los do vento frio.
Funcionou. Essa primeira medida de sobrevivência foi essencial para que os jovens conseguissem voltar para casa sãos e salvos. Essa história foi contada por um dos sobreviventes, Fernando Parrado, em uma palestra.
Qual lição sua indústria pode tirar desse acontecimento? Se antecipe ao problema e elabore um plano antes que a sua empresa comece a “congelar”. Focar nas causas e não na consequência: é sobre isso que se trata o método PDCA.
Conheça o significado da sigla, como a metodologia funciona e como aplicá-la no seu negócio.
Saiba como prevenir falhas internas na manufatura.
PDCA significa Plan, Do, Check, Act (Planejar, Executar, Checar e Agir). Cada uma dessas etapas possui metas e objetivos específicos que se repetem em um ciclo, gerando melhorias contínuas no processo produtivo – sendo um aliado importante na aplicação do modelo Kaizen. Dessa forma, a ferramenta ajuda a entender quando surge uma dificuldade e como solucioná-la, mantendo o foco nas causas.
O conceito também é conhecido como método de solução de problemas, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming. Criado na década de 30, por Walter Andrew Shewhart, se popularizou com William Edward Deming – especialista em gestão de qualidade – que divulgou a técnica pelo mundo usando o esquema para controlar os processos das empresas.
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A primeira fase do ciclo consiste em elaborar um planejamento detalhado com os objetivos de cada etapa da cadeia produtiva. São levados em consideração a identificação do problema, o estabelecimento de metas, a análise do fenômeno, a análise do processo e o plano de ação.
Identificação do problema: fique atento aos resultados indesejados, eles indicam que há falhas ou oportunidade de melhoria no processo.
Definição da meta: encare o obstáculo como uma meta não alcançada e divida-o em objetivo geral, prazo e valor.
Análise do fenômeno: faça uma descrição detalhada da situação com base nas informações coletadas.
Análise do processo: identifique o que causa essa dificuldade a partir do levantamento de atividades, recolhimento de dados, detalhamento do fluxo de valor e monitoramento dos itens.
Plano de ação: crie um resumo de toda essa etapa, descrevendo metas e as ações propostas.
Momento de colocar em prática o que foi planejado. Os participantes do projeto devem seguir o plano de ação e visando atingir o resultado. Você pode ajudar a sua equipe a ter o melhor desempenho na realização da tarefa oferecendo treinamentos. A capacitação acontece de duas maneiras: com a explicação e divulgação do planejamento e com o desenvolvimento das habilidades necessárias para executar as ações.
Durante essa etapa, a coleta de dados é usada para verificar o andamento das mudanças. Profissionais responsáveis pelo assessoramento também são importantes para acompanhar e auxiliar a equipe.
Depois da implantação do plano, é realizado o monitoramento para averiguar a eficiência e o resultado do projeto. Esse estágio serve para analisar se todos os procedimentos foram executados corretamente, bem como encontrar os erros e consertá-los. Para saber se a equipe está no caminho certo, usamos indicadores de mensuração (que devem variar de acordo com a natureza da atividade) e comparamos esses dados com a meta do plano de ação. Os especialistas do setor de qualidade também têm grande contribuição na hora de fazer a avaliação.
A verificação ainda pode acontecer em duas fases:
Verificação parcial: durante o projeto para acompanhar o andamento das ações.
Verificação anual: após a finalização da implantação, é feita a comparação dos resultados com o cumprimento das metas.
Depois de implantar as mudanças e mensurar os resultados, o próximo passo é incorporar as melhores práticas para aperfeiçoar o processo. Para isso, são adotadas ações corretivas e é feito o alinhamento entre as etapas produtivas. Isso não significa que todas as decisões sejam para retificar erros. Se o projeto apresentar bom desempenho, deve-se dar continuidade ao trabalho realizado sem alterações.
Posteriormente, as medidas usadas para solucionar as falhas podem se tornar normas, procedimentos ou padrões com o objetivo de evitar que o dano se repita. Por último, o mais importante ainda é se atentar às causas da adversidade.
A última etapa da metodologia não significa o fim do processo. Como o próprio nome já diz: é um ciclo, portanto, ao final do “Act” inicia-se novamente o “Plan”. Assim o PDCA continua rodando sucessivamente.
Confira um resumo das quatro fases do ciclo PDCA:
1. Planejar (Plan) – Pense nessas três questões na hora de elaborar seu planejamento.
O que: definição do problema
Por quê: análise do cenário
Como: planejamento das soluções
2. Executar (Do): implementação
3. Checar (Check): confirmação dos resultados
4. Agir (Act): padronização e revisão dos processos
As 7 ferramentas da qualidade utilizadas na Manufatura Enxuta (Lean Manufacturing), também podem ser utilizadas no ciclo PDCA para identificar falhas, apurar informações e organizar o fluxo. Veja qual delas é mais adequada para cada fase.
1. Planejar (Plan) – Diagrama de Causa-e-Efeito (definição e análise do problema);
2. Executar (Do) – Folha de Verificação (visualização do processo);
3. Checar (Check) – Gráficos e Tabelas, Diagrama Pareto, Gráfico de Controle, Histograma e Diagrama de Dispersão (confirmação dos resultados);
4. Agir (Act) – Folha de Verificação (visualização do processo).
Conforme a complexidade do contratempo surgido ao longo das ações de melhoria, podemos aproveitar outros recursos do Sistema Toyota de Produção.
Problemas simples: 5 Porquês e Ishikawa;
Problemas médios: MASP e as 7 ferramentas da qualidade;
Problemas complexos: Six Sigma.
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A grande dúvida dos gestores após a implementação do método PDCA é: como tornar os resultados permanentes? Para atender a esse pedido, surge o sistema SDCA. A ferramenta é semelhante ao ciclo de Deming com uma única diferença: ao invés de “planejar” esse sistema visa “padronizar” (standard) as melhorias apresentadas no decorrer do processo.
No SDCA, a etapa “padronizar” (standard) funciona da seguinte maneira: primeiro criamos procedimentos e documentos organizacionais que estruturam a rotina de trabalho. O objetivo é fazer essa descrição de forma simples e prática, para que as atividades sigam o mesmo padrão por todo o time.
Em seguida, na parte de “executar” (do) são feitos treinamentos para ensinar o novo padrão de trabalho ao grupo, garantindo a adaptação dos colaboradores. Já o momento de “checar” (check) tem o propósito de analisar como estão sendo executados os processos e avaliar os resultados. Por fim, a fase “agir” (act) pretende corrigir eventuais falhas que possam surgir durante o caminho.
Vale salientar que o PDCA e o SDCA são modelos perfeitamente adaptáveis a qualquer tipo de negócio. Como afirma o especialista no ciclo de Shewhart, Vicente Falconi: “100% dos problemas operacionais, em uma organização, decorrem da rotina”. O princípio desses conceitos está em avaliar os hábitos da companhia para encontrar as deficiências do processo e, em seguida, adotar um sistema para que as melhorias sejam incorporadas ao trabalho.
Para ter sucesso no PDCA, lembre-se de não cometer esses erros básicos: começar sem planejar, estabelecer metas sem preparar o time, não averiguar os resultados, ignorar os erros descobertos no decorrer do percurso, parar depois de encerrar o ciclo. Assim sua empresa poderá aproveitar os benefícios da melhoria constante.