Kaizen: Como usar o método da evolução contínua na sua empresa

Ações simples e equipe unida podem garantir os benefícios da melhoria contínua no negócio

Kaizen-melhoria contínua-redução de custos-aumento da produtividade

Os japoneses são conhecidos por sua disciplina, dedicação, humildade e moderação. Esses valores refletem em todos os aspectos de sua vida, inclusive no profissional. 

Por isso, em suas empresas transformaram esses princípios em ferramentas, focadas em reduzir custos e aumentar a produtividade.

Vamos explorar o Kaizen, um dos modelos japoneses de gestão. Por mais que o Japão e sua cultura possam parecer completamente diferentes e distantes da nossa realidade, os mesmos mecanismos são aplicados para otimizar os  negócios e comprovados em todo o mundo.  

O que é Kaizen?

Kaizen é uma palavra de origem japonesa que significa “mudança para melhor” ou “melhoria contínua”. A filosofia ensina o aperfeiçoamento constante regido pela visão de: “Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”. 

Masaaki Imai, considerado o pai ou samurai do Kaizen, explica que o cerne do conceito é sempre acreditar que podemos aprimorar o nosso trabalho, tornando-o mais eficiente, inteligente e dependente de menos recursos para alcançar resultados exponenciais e buscando a cada dia uma maneira melhor de executar atividades para reduzir custos e aumentar a produtividade. 

Para muitas pessoas, esse pensamento soa bastante familiar, e com razão. Nesse ponto, o Kaizen se conecta ao Lean Manufacturing (Produção Enxuta, do Sistema Toyota de Produção) e, consequentemente, os dois modelos conduzem a sustentabilidade do negócio.

Origem do Kaizen  

Assim como grandes invenções da história, o Kaizen surgiu em meio a uma crise: após a Segunda Guerra Mundial, o Japão sofria com profundas dificuldades econômicas – provenientes do conflito –, enfrentando também um cenário de poucos recursos e empregados reivindicando direitos trabalhistas.

Para superar esses desafios, as empresas adotaram uma nova forma de administrar chamada Kaizen, uma estruturação de práticas que já eram inerentes à cultura do país e foram adaptadas às necessidades da época. 

Posteriormente, as habilidades foram aprimoradas por estudos e análises das bases teóricas de Jules Henri Fayol, um dos responsáveis pela Teoria Clássica da Administração.

O grande criador e articulador dessa transição de comportamento administrativo foi Masaaki Imai. O professor começou a introduzir o modelo na indústria Toyota e até hoje compartilha seu conhecimento sobre a metodologia com o oriente, desembarcando em companhias de todas as regiões do planeta.

9 mandamentos Kaizen

Alguns aspectos são indispensáveis para aplicar o sistema. Conheça Os 9 mandamentos que são o ponto inicial para ter um perfil Kaizen:  

1. Não tenha medo de colocar a mão na massa: Mais do que executar suas atividades como rotina, é preciso estar atento para inovar e aprender na prática. Quando tiver algum insight, teste e aplique para ver se a ideia pode ser usada como forma de melhoria. 

2. Mottainai! ou, em português, Não Desperdice: Essa expressão japonesa vai além de uma simples repreensão para economizar, ela significa valorizar aquilo que temos. Eliminando qualquer tipo de desperdício para que possamos usar todo o potencial de nossas habilidades e tempo.

3. Todos precisam vestir a camisa do Kaizen: A filosofia deve estar incorporada no DNA dos colaboradores. Os funcionários são o maior ativo da empresa e os verdadeiros responsáveis por fazer a corporação atingir as metas e conquistar o sucesso que almeja. 

4. Invista de maneira inteligente: O objetivo é aumentar a produtividade, mas não a qualquer custo. A regra de ouro do mottainai também vale para os investimentos. Planeje bem as ações para ter um investimento estratégico.

5. Sinergia entre todos os departamentos: A nova mentalidade tem de ser aplicada em todos os setores da corporação. Independentemente da área de atuação, os princípios de melhoria constante devem estar presentes.

6. Transparência: A cultura organizacional é uma ferramenta primordial para conseguir o engajamento do time. Por isso, deve ser cultivada por meio da comunicação clara, transparente e honesta. Compartilhar os avanços e bons resultados com os colaboradores ajuda a construir um bom relacionamento de confiança e estímulo.

7. Foco onde precisa: Analise os seus processos, dificuldades e gargalos. Encontre a sua maior dificuldade e dedique-se ao que é prioridade.

8. Tenha sempre o objetivo em mente: Depois de descobrir a sua maior necessidade, lembre-se de que o objetivo é encontrar meios para melhorar os processos e solucionar o problema. 

9. A equipe em primeiro lugar: Como já mencionamos, os funcionários são muito importantes e, por isso, devem estar em constante evolução. Dê a eles autonomia para aplicar em suas tarefas diárias as mudanças que acreditam ser adequadas. Em quem mais você confiaria a missão de propor melhorias no processo corporativo, senão naqueles que executam os procedimentos todos os dias? Pense nisso.

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Transformações individuais com o Kaizen

Como toda mudança, esse é um grande desafio tanto para os gestores quanto para os colaboradores. Aqui vão alguns conselhos para cada um:

Para você, gestor:

A melhoria contínua deve começar pela liderança, no entanto, não se restringe à ela. O Kaizen é como o pólen que precisa ser proliferado para florescer em todos os setores da companhia e dar os resultados desejados. E a forma mais eficiente de ensinar é pelo próprio exemplo. 

Pensando nisso, Masaaki Imai afirma que o gestor deve empregar 50% do seu tempo colocando em prática essas melhorias. Inicie com gestos simples, como economizar um papel de rascunho e aos poucos progrida para enraizar os bons hábitos.

Para você, equipe:

Aqui as palavras-chave são: atitude, desejo de melhorar e superação. A partir dessa máxima, a equipe se torna o personagem principal para uma implantação bem-sucedida do Kaizen na empresa. 

Normalmente, ocorre da seguinte maneira: formam-se grupos com representantes de todos os departamentos para fazer um levantamento das necessidades corporativas. 

Orientados por um líder, esse grupo vai estipular soluções – baseadas na filosofia de Imai – e transformar informação em ações para resolver as dificuldades que impedem o crescimento do negócio.

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E os resultados do Kaizen nas empresas?

O método tem eficácia mais do que comprovada pelos seus inúmeros cases de sucesso. Marcas mundialmente reconhecidas utilizam em seus processos o modelo Kaizen, desfrutando de benefícios como: 

• Mapeamento dos processos produtivos e administrativos;

• Aumento da capacidade produtiva com fluxo contínuo;

• Elevada qualidade

• Engajamento dos colaboradores;

• Melhoria contínua como hábito diário.

Se bem estruturado e internalizado na cultura da sua empresa, com certeza também te dará esses bons frutos.

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