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Entenda como a redução de tarefas pode aumentar suas entregas de valor
O Work In Progress (WIP), em português também chamado de Trabalho em Andamento ou Trabalho em Progresso, é basicamente todos os processos e tarefas que estão sendo realizadas por um indivíduo ou equipe.
Saber controlá-lo e estabelecer limites é essencial para concluir projetos, agregar valor e otimizar o fluxo de trabalho, já que nos incentiva a terminar o que já está em andamento antes de introduzir mais demandas.
Saiba o que é Work In Progress, a importância de estabelecer limites WIP e como aplicá-los no artigo a seguir.
O Work In Progress - em tradução literal Trabalho em Progresso - é um termo de gerenciamento da cadeia de suprimentos e produção que descreve produtos parcialmente acabados aguardando conclusão. Nas metodologias ágeis, representa todas as tarefas em andamento, aquelas que estão na coluna Doing do Kanban.
Normalmente, as empresas de manufatura mantêm um inventário que é composto por uma lista de níveis de materiais e suprimentos em estoque para uso. Em suma, existem três tipos:
1. Matérias-primas: materiais que ainda não entraram no processo produtivo;
2. Trabalho em progresso (WIP): materiais em processo de produção;
3. Produtos acabados: materiais concluídos e prontos para serem distribuídos.
O conceito se refere às matérias-primas, mão de obra e custos indiretos para produtos que estão em vários estágios do processo de produção. Por isso, é importante estabelecer limites aos responsáveis pela etapa para ter maior eficiência e valor na entrega final.
Por mais que tentemos ser multitarefas, a realidade é que nosso cérebro só pode trabalhar em uma tarefa de cada vez. Nós nos esforçamos para realizar múltiplas atividades e falhamos nisso com frequência.
O que estamos fazendo é chamado de troca de tarefas, o ato de mudar de uma tarefa para outra sem finalizar. Este comportamento apenas diminui o foco e aumenta a quantidade de tempo para conclusão.
Esta prática pode ser evitada estabelecendo limites para o Work In Progress, e traz diversos benefícios, como:
• Maior concentração para as equipes;
• Evita que as tarefas se acumulem em qualquer etapa do processo;
• Permite que as equipes conheçam sua verdadeira capacidade;
• Expõe bloqueadores, gargalos e ineficiências;
• Evita que as equipes fiquem sobrecarregadas ou ociosas.
Limitar o progresso e quantidade de trabalho pode soar contra intuitivo, mas definir limites de WIP força as equipes a focar suas energias apenas no que podem. Isso resulta em conclusões de serviço mais rápidas, eficientes e ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho de forma sustentável.
Embora não haja uma regra rígida para definir os limites do WIP, a ideia básica é que cada indivíduo trabalhe em uma tarefa por vez. Há 3 etapas para guiar uma limitação bem sucedida, repare que o fator chave em todas elas é a comunicação:
Observe e converse com os colaboradores, principalmente aqueles que vivem sobrecarregados, revise também todos os documentos e softwares onde constam os processos e ciclos de trabalho. Analise e identifique quais estão tomando mais tempo e quais podem ser realocadas ou reorganizadas.
Uma ferramenta que pode te auxiliar nesta fase é o Mapeamento do Fluxo de Valor, nele você consegue visualizar as etapas do processo que agregam ou não valor. Saber disso o ajudará a saber quanto tempo sua equipe gasta em atividades eficientes e ineficientes.
Reunir todos os membros da equipe com um plano de ação cuidadosamente elaborado aumenta o foco na tarefa imediata e torna o tempo de conclusão bem menor. Ao limitar o trabalho em andamento, ele é bloqueado em diferentes estágios do fluxo e apresentado visualmente, aumentando ainda mais o foco.
Os estágios do fluxo geralmente são colocados em colunas, constituindo um guia visual que os membros compreendem rapidamente. A conformidade com os limites WIP faz com que as equipes não adicionem tarefas em uma coluna se isso fizer ultrapassar o máximo de trabalho permitido.
Conforme você prossegue com melhorias, seus limites de WIP podem mudar. Isso pode ser devido a vários fatores, como mudanças no fluxo de trabalho; habilidades, conhecimento e crescimento de experiência; mudança na composição da equipe; etc.
Não importa o motivo, é importante avaliar regularmente a capacidade de sua equipe, reserve um tempo para revisar os limites de WIP junto ao time. No entanto, não tente alterá-los tão apressadamente.
Discuta primeiro os motivos da mudança e avalie se um ajuste é necessário, essa atenção e constância permite avaliar completamente as ineficiências em seu processo.
Controlar o trabalho em andamento mantém todos focados nas tarefas mais importantes e fomenta o trabalho em equipe. Os tempos de conclusão melhoram drasticamente, permitindo que a próxima tarefa fique disponível mais rapidamente e criando um efeito dominó.
Os limites de Work In Progress podem fornecer a disciplina, a estrutura e as oportunidades de comunicação de que precisamos para poder ver e eliminar nossas fontes de desperdício.
Eles nos ensinam como parar de começar e começar a terminar, porque afinal, o trabalho não tem valor até estar nas mãos do cliente. Embora os limites do WIP possam parecer difíceis e contra intuitivos no início, eles são necessários para desbloquear o verdadeiro potencial de nossas equipes e nos permitir ser mais eficazes, comunicativos e colaborativos do que nunca.
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