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Conheça as características, a origem, os impactos e como evitar o retrabalho
Talvez você e sua equipe não tenham percebido, mas há um perigoso vilão infiltrado em sua empresa. Se você pensou em um espião, dados hackeados ou uma conspiração do concorrente, fique tranquilo, não é nada disso – o que não diminui os riscos dessa ameaça.
Chegou a hora de revelar o seu nome: retrabalho.
Cuidado, não se deixe enganar! Ele pode ser discreto e aparentemente inofensivo. No entanto, é mestre em se camuflar entre os processos corporativos e, quando você menos espera, rouba sua produtividade, seu tempo e contamina seu time.
Como bons defensores da gestão de excelência, do alto desempenho e da melhor qualidade de vida no ambiente de trabalho, nós vamos ajudá-lo a eliminar esse mal da sua companhia com a estratégia adequada.
Por isso, devemos conhecer as características desse inimigo, seus poderes, sua fonte de energia, principais vítimas e, claro, seu ponto fraco.
“Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito” – Peter Drucker, pai da administração moderna.
Quando falamos de algo que não deveria ser feito, podemos incluir as atividades que já foram concluídas, mas precisaram ser refeitas. É exatamente isso que significa o famoso retrabalho: realizar uma tarefa extra, uma nova ação, para corrigir imperfeições ou fazer alterações em um projeto, produto ou serviço que não atendeu as especificações exigidas.
Você e a sua empresa só tem a perder com essa situação. O pior é que ela é tão comum no meio corporativo que pode até ser considerada como parte do processo.
Agora chegamos a um ponto importante para entender como esse problema surge na sua companhia.
O retrabalho decorre de falhas, erros, omissões, danos ou solicitações de alteração. Atenção, sua principal fonte de energia está nos próprios processos corporativos.
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A solução é mais complexa do que apenas eliminar os processos da sua empresa. Esses métodos são essenciais para uma gestão eficiente, o diferencial está na maneira em que eles são organizados e distribuídos entre os colaboradores. Quando as atividades da companhia são desorganizadas e mal esclarecidas, resultam em falhas na execução do trabalho.
As consequências de refazer uma operação ficam mais evidentes na manufatura. Nesse caso, deve-se analisar a relação de custo-benefício para garantir que os resultados do retrabalho serão benéficos para a empresa. Afinal, pode custar caro e, muitas vezes, esse valor é ignorado.
Vale destacar que, o resserviço pode ocorrer em todas as etapas do processo produtivo e com qualquer profissional – ninguém está imune, todos estamos sujeitos a deslizes que acarretam em trabalho dobrado.
Outro fator determinante para o surgimento de erros é a falta de comunicação. Quando o gestor não deixa claro para os colaboradores suas expectativas para determinada tarefa, dificilmente a equipe conseguirá corresponder aos desejos do líder. Além disso, o diálogo entre os colegas de diferentes departamentos também é imprescindível para que o fluxo dentro da organização esteja alinhado, em sintonia e sem ruídos.
Depois de entender como o retrabalho surge na sua companhia, vamos conhecer seus poderes e porque ele representa uma ameaça para a empresa. Sua primeira habilidade é o controle da mente. Como nós já mencionamos, ele convence você de que refazer o trabalho é normal e faz parte do processo, sendo que, na verdade, pode representar uma irregularidade no seu sistema.
Vejamos outros poderes destrutivos do retrabalho:
Perda de tempo – imagine quantas coisas você poderia estar fazendo – inclusive um treinamento – enquanto corrige as alterações daquela peça ou serviço.
Queda de produtividade – atraso na produção atual e das próximas entregas por causa daquele projeto que demorou mais tempo que o planejado.
Insatisfação dos clientes – nenhum cliente gosta quando o resultado final não corresponde ao que foi acordado. Atrasos e alterações são prejudiciais no relacionamento com parceiros e fornecedores, evite essa situação. Com certeza, você quer superar as expectativas de quem confiou na sua marca e garantir que ele continue fazendo negócios com a sua empresa.
Perda da qualidade – o prazo estourou, o cliente está cobrando as alterações daquele produto e a linha de produção foi modificada para refazer o pedido. Esse é um cenário em que a qualidade final corre grandes riscos de ficar comprometida.
Atrapalha a linha de produção – a cadeia de suprimentos segue um cronograma previamente organizado para atender aos pedidos da indústria. Tudo é meticulosamente orquestrado para conciliar com os outros elos do supply chain, como fornecedores, stakeholders e clientes. Qualquer mudança no planejamento por causa de erros, atrasa todo o fluxo de valor.
Aumento de custos – mais profissionais em horário de trabalho, mais tempo de utilização de equipamentos e mais materiais. Ou seja, retrabalho também significa custos em dobro.
Desmotivação dos colaboradores – uma das coisas mais desmotivadoras no dia a dia corporativo, com certeza, é fazer duas vezes a mesma tarefa. Essa pode ser uma das razões pelo desanimo do seu time e diminuição da produtividade dos seus profissionais.
O retrabalho pode estar tão impregnado na sua rotina, que fica difícil identificar o problema. Para isso, há uma fórmula simples que mensura o quanto esse vilão tem afetado o seu negócio.
Retrabalho = ((total de serviços repetidos) / (total de serviços realizados)) X 100.
Profissionais especializados em gestão de qualidade também podem contribuir nessa missão, aplicando métricas e indicadores específicos para cada segmento.
Aqui você conhece as principais métricas Lean para a indústria.
1. Simplifique processos – faça um levantamento de todas as fases do seu processo produtivo. A partir do mapeamento do fluxo de valor é possível encontrar os gargalos da cadeia e elaborar a melhor alternativa para otimizar as etapas. Assim, com o alinhamento adequado entre os setores é possível reduzir as falhas, erros e defeitos.
2. Tenha um planejamento – após reconhecer os pontos fracos do seu processo e pensar nas melhorias, faça um planejamento para colocar o plano em ação. Desenhe detalhadamente todas as etapas de como vai tirar as ideias do papel para colocar em prática.
3. Treine seu time – capacite sua equipe e realize treinamentos constantemente para manter seus profissionais qualificados para executar suas funções de maneira inteligente e otimizada. Lembre-se, eles são seu melhor antídoto contra o retrabalho.
Saiba porque investir na capacitação da equipe é aumentar a competitividade da empresa.
4. Invista em manutenções – para manter o ritmo da produção é imprescindível zelar pelo bom funcionamento das máquinas de trabalho para evitar defeitos no produto ou atrasos com paradas para manutenção ou consertos inesperados.
Saiba como implantar o processo de modernização de máquinas com o Retrofit Industrial.
5. Aproveite a tecnologia – utilize ferramentas, como software de gestão, para automatizar tarefas manuais que tomam tempo do seu time. Assim, seus colaboradores podem se dedicar a funções mais estratégica e ganham em produtividade com o acesso fácil e seguro às informações essenciais para a empresa.
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6. Converse com a equipe – se a falta de comunicação é uma das principais causas do retrabalho, então, a solução só pode ser um bom relacionamento entre gestores e colaboradores. O alinhamento interdepartamental é fundamental para que cada função seja realizada conforme o esperado.
7. Use métricas, monitore – acompanhe a realização de cada atividade para garantir que tudo está funcionando adequadamente. Por meio de métricas e indicadores é possível saber com antecedência qualquer possibilidade de falha durante o processo e corrigi-la a tempo.
Sim, você não precisa trabalhar em dobro! Com ações simples, disciplina e comprometimento seu negócio consegue aumentar a produtividade, a qualidade das entregas e a satisfação de clientes e colaboradores. Tudo isso, apenas eliminando o retrabalho.