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Descubra quais ferramentas podem ajudar na gestão de processos da empresa
Uma das habilidades profissionais mais requisitas pelo mundo corporativo, nos últimos anos, é a tão falada visão sistêmica. Por mais que ela esteja intrínseca no dia a dia de muitas organizações, poucas pessoas compreendem a sua real importância.
Afinal, para que serve essa competência e por que ela tem sido uma peça fundamental para o desenvolvimento de novos projetos e o crescimento das organizações?
De agora em diante você compreenderá as vantagens de se enxergar o funcionamento de uma empresa como um sistema e não apenas como departamentos ou processos isolados.
No período escolar, você já deve ter assistido ao filme “Tempo Modernos”, interpretado por Charlie Chaplin, e notado que cada operário possuía uma função específica dentro da fábrica, sendo que nenhum deles fazia ideia de como funcionavam os demais processos produtivos.
Com o passar do tempo, as organizações foram amadurecendo com o auxílio da gestão empresarial e passaram a analisar cada componente que influencia em seu funcionamento – colaboradores, departamentos, processos, fornecedores e clientes – de maneira integrada. Ou seja, tanto os elementos internos quanto os externos estão interligados de alguma maneira e devem ser visualizados sistematicamente, pois constituem o “todo” da empresa.
Deve-se levar em consideração que nada opera individualmente, uma vez que todas as fases interagem de maneira dinâmica. Assim, de nada adianta adotar estratégias de melhoria em etapas específicas, se outras simplesmente não funcionam.
Por essa razão, a visão sistêmica permite aprimorar as operações de uma ponta à outra, identifica lacunas e proporciona um olhar mais amplo do negócio.
Antes de qualquer coisa, esqueça que sua organização é dividida em departamentos e comece a pensar em processos. Para desenvolver a visão sistêmica dentro de um negócio, é importante sair da zona de conforto e passar a enxergá-lo de maneira global.
Como a tarefa não é tão simples quanto parece, separamos algumas práticas que podem lhe ajudar:
1. Desperte a curiosidade – A falta de interesse dos profissionais em relação aos processos organizacionais é um dos problemas mais enfrentados no ambiente corporativo. Muitos são excelentes especialistas em suas funções, porém, não fazem a menor ideia do que é desempenhado por seus colegas. Desse modo, uma das melhores formas de estimular a visão sistêmica é esclarecer cada etapa, setor e até mesmo as funções de outros colaboradores.
2. Mudança de mindset – Para desenvolver um maior interesse pelo negócio, é essencial que os gestores incentivem e colaborem com a mudança de mindset dentro da organização. No início, pode ser um desafio mudar a cultura e mentalidade dos profissionais, mas com o auxílio de mecanismos corretos como treinamentos, ferramentas e uma boa gestão de pessoas, é possível promover mudanças significativas em todas as esferas.
3. Comunicação clara – O bom relacionamento entre diversos setores começa pela comunicação. Por meio dela, é possível melhorar a integração entre os colaboradores, evitar falhas processuais, ter uma visão mais clara das atividades e alcançar resultados mais assertivos.
4. Melhoria contínua – Uma ampla visão de negócio só pode ser conquistada através de constantes melhorias. Essa prática garante o aperfeiçoamento de tarefas, produtos e serviços de maneira contínua, fazendo com que a organização fortaleça a sua cultura, alavanque seus resultados e aumente a presença de mercado.
5. Visão de processos – Gerenciar um negócio requer pleno conhecimento de todos os processos. Por isso, analisar individualmente o funcionamento de cada atividade dentro da organização é essencial para o desenvolvimento da visão sistêmica. Em síntese, seria compreender o “todo” (organização) através das partes que o constituem (processos).
6. Bons profissionais – Investir em profissionais que já possuem um olhar sistêmico dos processos é uma excelente alternativa para aumentar os resultados da organização, pois geralmente eles enxergam as causas e seus efeitos mais rapidamente. Habilidades como proatividade, observação e uma percepção aguçada das operações podem ser grandes diferenciais competitivos.
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Se a visão sistêmica está intimamente ligada à gestão das empresas, qual seria o papel dos gestores para desenvolvê-la? Eles são os principais responsáveis por ela? Como eles podem ser influenciadores desse pensamento dentro das organizações?
Diante desses questionamentos, é possível perceber que os empreendedores e líderes são personagens imprescindíveis na construção de um olhar mais amplo dos negócios, que deve sair da teoria e ser colocado em prática na organização.
A fim de auxiliá-los nesta tarefa, há algumas ferramentas de gestão que podem ser grandes aliadas no desenvolvimento da visão sistêmica. Confira abaixo algumas delas:
• Planejamento estratégico: antes de utilizar qualquer ferramenta, o primeiro passo é criar um plano de negócio – mais conhecido como planejamento estratégico. Com ele, é possível identificar ganhos e perdas, definir metas e descrever de maneira estruturada cada processo organizacional.
• Canvas: o modelo Canvas permite descrever modelos de negócios, por meio de quatro pilares fundamentais – infraestrutura, oferta, cliente e finanças. Dessa forma, os gestores conseguem ter uma visão global, tanto da organização (internamente) quanto das influências externas (fornecedores e concorrência, por exemplo).
• Análise SWOT: para elaborar um planejamento estratégico assertivo, o ideal é utilizar uma ferramenta como a Matriz SWOT, que permite identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que podem influenciar diretamente o negócio.
• 4Ps da Gestão da Inovação: com o propósito de crescer exponencialmente, muitas empresas têm investido em inovação para alavancar seus negócios. A metodologia dos 4Ps – propósito, processos, pessoas e políticas – oferece um olhar global de como a inovação pode ser aplicada dentro dos negócios, em todas as esferas.
• ERP e CRM: as ferramentas de gestão integrada Customer Relationship Management (CRM) e Enterprise Resource Planning (ERP) são essenciais em empresas de qualquer porte. Enquanto a primeira tem a finalidade de auxiliar no relacionamento com os clientes, a segunda é voltada ao gerenciamento de processos.
Todas essas ferramentas de gestão são fundamentais para ampliar a visão de processos dos líderes em relação ao negócio em que atuam. No entanto, não basta somente os gestores dominarem essa competência, é necessário realizar ações contínuas com os colaboradores, a fim de engajá-los nesse novo pensamento.
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Já elencada ao longo do texto, a visão sistêmica é oposta à visão mecanicista de processos (citada no exemplo de Charlie Chaplin), pois propõe um ambiente de trabalho mais colaborativo e integrado, fugindo da concepção de locais totalmente inflexíveis e individualizados - como no passado.
Em suma, a visão de processos busca entender como as diferentes operações e funções dentro de uma organização interagem de maneira única e dinâmica. Seu principal objetivo é analisar quais atividades agregam valor ao produto ou serviço, de maneira que traga resultados significativos aos colaboradores, clientes e, principalmente, ao negócio.
Ficou surpreso com as vantagens da visão sistêmica para a gestão de processos? Então, veja também o que o seu negócio precisa para crescer de forma escalável.