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Automatizar o envio destes arquivos garante agilidade e estabilidade financeira às empresas
Garantir a correspondência correta nas transações bancárias é essencial para a saúde financeira da sua organização. Ter controle sobre as entradas e saídas, de forma eficiente e segura, é a chave para garantir a efetividade nos processos de remessa e retorno.
Os arquivos de remessa servem justamente para auxiliar a comunicação precisa entre o setor financeiro, o cliente e o banco, seguindo padrões pré-estabelecidos pela Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) para que seus boletos estejam registrados antes do pagamento.
O envio do arquivo de remessa é obrigatório. Se o arquivo não for enviado, além dos boletos não serem registrados e o banco recusar o seu recebimento, pode haver cobrança de multa para as empresas.
O arquivo de remessa é um documento obrigatório para efetivar o registro de um boleto. Ele é enviado às instituições financeiras para notificar a emissão de uma cobrança registrada.
Ele contém todos os dados necessários sobre determinada cobrança que permitem registrar ou dar baixas em cobranças, impostos, pagamento de títulos e folha de pagamento.
Se sua empresa utiliza boletos como forma de pagamento, é imprescindível que no momento da emissão eles estejam acompanhados por um arquivo de remessa para assegurar o registro dos documentos nos bancos e garantir a correspondência correta entre a organização, o pagante e o banco.
Já o arquivo de retorno é o documento que o banco retorna para você, após o processamento das informações do seu arquivo de remessa.
Os arquivos de remessas podem ser criados de duas formas: manual ou automática. Na criação manual - como citado no tópico anterior - o arquivo pode ser criado manualmente, porém está mais propenso a erros e problemas de segurança.
Caso você opte por seguir manualmente, sempre que emitir um novo boleto você deverá gerar um arquivo remessa, baixar o arquivo e anexá-lo em seu Internet Banking.
Se não encontrar onde anexar, entre em contato com o seu banco e sempre que precisar verificar as atualizações no status do boleto, é necessário acessar novamente o Internet Banking.
No automático, eles são gerados de forma automatizada e otimizam o tempo das empresas, principalmente se houver um alto volume de geração de boletos.
Com um bom software de gestão, você consegue agilizar todos os procedimentos, sem nenhuma intervenção ou falha humana. Os envios de remessas de boleto e importação de arquivos de retorno são realizados sem complicações, para que seu departamento financeiro foque na gestão financeira de forma estratégica.
É necessário que o documento esteja seguindo o layout correto para realizar o envio ao banco. A emissão do arquivo de remessa deve seguir um dos formatos definidos pela FEBRABAN, o CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária) 400 ou 240.
O CNAB estabelece padrões de texto e quantidade de informações exatas para realizar este procedimento, sendo eles:
• CNAB 400 - Armazena menos informações, limitado a 400 posições por registro. Trabalha com carteira de cobrança simples e garantida, permitindo apenas a utilização de postagem de títulos pelos Correios e serviços de Protesto.
• CNAB 240 - Detém um número maior de informações dentro do mesmo arquivo, organizada em 4 partes de 240 posições para cada um dos títulos. Além da carteira de cobrança simples e garantida, e utilização de postagem de títulos pelos correios e serviços de protesto, permite o serviço de banco correspondente. Dispõe também do serviço de protesto e de custódia de cheques, e é usado para o agendamento de pagamentos.
O arquivo de remessa é o CNAB que a sua empresa envia ao banco, e o arquivo de retorno é o que o banco envia. Eles permitem que todas as informações sobre os seus boletos estejam sempre em conformidade na troca de informações com o seu banco.
Quando você recebe o arquivo do banco, é preciso processar no seu sistema financeiro interno. O sistema extrai os dados do CNAB para realizar a baixa dos boletos que já foram pagos.
Confira abaixo como acontece a troca de informações entre bancos e empresas:
• O setor financeiro gera o arquivo de remessa no padrão CNAB;
• Envia o arquivo pelo internet banking;
• O banco recebe e processa o arquivo, e em um dia útil gera o arquivo de retorno;
• O financeiro acessa o internet banking para baixar o arquivo e importar para o sistema processar e extrair os dados.
Estes procedimentos, se feitos manualmente, podem ocasionar muitos erros e perda de tempo. Pode haver o esquecimento de alguma das etapas, resultando em boletos não registrados, e até mesmo correndo riscos de vazamento de informações, já que o responsável pelas transações precisa do acesso às chaves de segurança do banco.
Sem se preocupar com os processos manuais, a área financeira ganha tempo hábil e consegue se manter produtiva, focando em planejamentos e decisões para melhorar a gestão financeira.
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A nossa solução conta com a Conciliação com VAN Bancária que permite automatizar todas as rotinas do setor financeiro, como baixar e enviar arquivos de remessas e retornos, centralizando todas as informações bancárias em uma única tela.
Você não precisará se preocupar em acessar o Internet Banking de cada banco ou sofrer com atrasos por instabilidade dos aplicativos para envio, recebimento e conferência de arquivos bancários, operadores de cartão, recebimentos de clientes e pagamento de fornecedores.
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