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Essas 3 ferramentas ágeis auxiliarão a atingir os objetivos organizacionais
Traçar metas e objetivos é muito importante para as empresas que desejam alcançar o sucesso. O plano de ação permite que você chegue nos resultados esperados através da realização e priorização das atividades, com processos mais rápidos e alinhados.
Através de ferramentas ágeis como 5W2H, Matriz GUT e Eisenhower, por exemplo, a gestão e o controle se tornam visuais, delegando responsáveis e grau de urgência das tarefas, potencializando o seu planejamento.
Quer saber como criar um planejamento de ação na prática? Continue acompanhando este artigo.
O plano de ação é uma ferramenta de administração simples que traça uma metodologia para a conquista de objetivos. Geralmente, é aplicado para a gestão estratégica de empresas.
É através deste planejamento que se definem ações necessárias para atingir objetivos, prazos e cronogramas, responsáveis por cada atividade, budget, pessoal e monitoramento dos resultados.
Em resumo, ele mapeia o trajeto que deve ser percorrido para que o seu negócio chegue ao lugar desejado.
“Uma meta sem um plano é apenas um desejo.” A frase de Antoine de Saint-Exupéry - autor de “O Pequeno Príncipe” – reflete sobre criar meios para alcançar metas concretas, sendo uma das finalidades do plano de ação.
Em uma organização, o plano de ação é uma ferramenta obrigatória quando se trata de conquistar objetivos. Afinal, ele orienta as ações da equipe de acordo com metas bem definidas, podendo ser aplicado em diversas funcionalidades, como:
• Gestão de riscos;
• Gestão de projetos;
• Gestão de orçamento;
• Planejamento estratégico;
• Desenvolvimento e crescimento empresarial;
• Execução do plano de negócios.
A criação de um plano de ação é baseada em cinco etapas essenciais, que vão desde a iniciação do planejamento até a avaliação dos resultados.
Ela irá guiar toda a execução de tarefas até atingir seus objetivos, sendo elas:
Nesta primeira etapa, você irá definir – de forma clara - os objetivos que a sua empresa deseja alcançar, tornando-se o ponto de partida para a criação de todo o plano de ação.
Comece com uma lista, elencando e numerando-os para saber a ordem de “urgência” que eles precisam ser cumpridos.
Após definir os objetivos, é hora de começar o planejamento. Estabeleça as ações e recursos necessários para chegar ao estado desejado. Ao especificar as ações, crie metas que irão alcançar os objetivos organizacionais de curto, médio ou a longo prazo.
Dessa forma, cada ação no plano contribui para o alcance de uma meta, sendo elas realistas, concretas e mensuráveis.
Nesta etapa, defina também um cronograma com início e prazo final para cada tarefa traçada no plano, aglomerando todas as tarefas a serem desenvolvidas, o escopo, responsáveis, recursos financeiros e humanos necessários.
Chegou o momento da execução do plano de ação, onde deverá ser seguido à risca o cronograma traçado e as tarefas delegadas a cada colaborador.
Todos devem ter clareza do seu papel no processo, uma vez que o planejamento serve de engrenagem com a interligação dos envolvidos.
Se o plano for mais detalhado e rico de informações, será fácil seguir as atividades propostas.
Será que as ações estão sendo bem executadas? É nesta penúltima etapa que será respondida essa pergunta, sendo necessário monitorar atividades e resultados constantemente, acompanhando a evolução do plano de ação.
Identifique os erros, imprevistos e problemas que venham a surgir, sendo possível validar o planejamento nesse momento.
Utilize também os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar os progressos da empresa, tornando as tomadas de decisão mais fáceis no decorrer do plano de ação.
Por fim, após as ações serem executadas e monitoradas, o responsável deve avaliar os resultados focando nos objetivos traçados na fase de iniciação.
Não esqueça que todas as informações de análise devem estar documentadas, incluindo aprendizados adquiridos durante o processo do plano de ação, podendo servir de base no futuro.
Você já ouviu falar em ferramentas ágeis que podem facilitar a gestão visual deste tipo de planejamento? Vamos te apresentar 3 delas que mudarão a sua vida na hora de criar um plano de ação eficaz.
Elas podem ser executadas com um papel e caneta ou também aperfeiçoadas através de sistemas ou soluções online, como Trello ou softwares de gestão ERP.
O 5W2H é uma ferramenta em formato de checklist utilizada para estruturar processos como atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com eficiência e clareza, definindo o que será feito, porque, onde, quem, quando, como e quanto irá custar.
A sigla é formada pelas iniciais em inglês, sendo elas:
Os 5W
• What: o que fazer
• Why: por que fazer
• Where: onde fazer
• When: quando fazer
• Who: por quem será feito
Os 2H
• How: como será feito
• How much: quanto vai custar.
A Matriz GUT, ou Matriz de Prioridades, é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas, muito utilizada para orientar uma tomada de decisão complexa que exige a análise de vários problemas.
No sistema GUT, podemos classificar cada problema de acordo com a sua Gravidade, Urgência e Tendência (significado da sigla GUT).
• Gravidade (G): refere-se ao impacto que o problema gerará nos envolvidos, como colaboradores, processos, tarefas ou resultados;
• Urgência (U): refere-se ao prazo, ou o tempo disponível para a resolução do problema;
• Tendência (T): refere-se à probabilidade (ou do potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo. Se não for resolvido hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?
A imagem a seguir é uma junção da ferramenta 5W2H e a Matriz GUT, podendo ser definida através de números o grau de gravidade, urgência ou tendência de cada atividade.
A Matriz de Eisenhower é uma metodologia estruturada em quatro quadrantes direcionadores de priorização de tarefas que também pode ser utilizada em planos de ação. Veja o significado de cada quadrante:
• Quadrante 1: Faça agora – deve conter tarefas urgentes e importantes e precisam ser finalizadas imediatamente;
• Quadrante 2: Agende – deve ser tarefas importantes, mas não urgentes, alinhadas com objetivos de longo prazo;
• Quadrante 3: Delegue - deve ser tarefas menos importantes, mas urgentes. Ou seja, pode ser uma atividade que você ache importante, porém não é para longo prazo. Neste caso, delegue a outras pessoas;
• Quadrante 4: Elimine – deve ser tarefas para serem deixadas para depois ou simplesmente excluídas da sua lista de afazeres.
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