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O que avaliar na hora de escolher um software de gestão
Para manter a competitividade em meio as transformações da nova Revolução Industrial, é imprescindível aprimorar a sua empresa com o apoio das novas tecnologias. Esse é o segredo para controlar melhor os custos, otimizar processos, prever riscos e gerar mais receita
Um grande aliado para a automatização e modernização da indústria, principalmente para empresas que estão iniciando esse processo agora, é a implantação de um software de gestão.
Com tantas opções, qual é a solução ideal para atender as necessidades do seu negócio? Se você não quer errar na escolha do seu parceiro é preciso ter critérios de avaliação bem definidos. Para ajudá-lo nessa missão, separamos alguns tópicos que devem ser levados em consideração antes de fechar contrato.
Conheça 9 razões para a sua empresa adotar um software de gestão.
É exatamente isso, indústria e software de gestão precisam estabelecer uma relação de parceria duradoura e baseada na confiança. Então, vamos para o checklist:
Reúna uma equipe estratégica, com profissionais de diferentes áreas, para fazer um levantamento das solicitações de cada departamento. É importante se perguntar: “Quais processos internos precisamos melhorar em cada setor da empresa?” e “Como um sistema ERP pode ajudar a solucionar essas demandas?”
Esse primeiro passo de identificação das necessidades da empresa, é fundamental para saber o que procurar em um software de gestão.
Conheça todas as características e funcionalidades do software e veja se elas atendem as suas demandas. Essa aderência do software aos seus processos só vai acontecer se a solução tiver expertise em seu ramo de negócio – pesquise se o software é referência no setor de atuação da sua empresa.
Por isso, observe o know-how específico do seu negócio dentro do sistema, você precisa ver seus processos dentro dele. Solicite uma demonstração e teste a plataforma antes de dar continuidade a negociação.
Depois de comparar se as funções e possibilidades do software atendem as atividades da sua indústria. Está na hora de saber se o usuário vai conseguir navegar com facilidade na ferramenta.
Um sistema com usabilidade fácil e intuitiva, agiliza a realização das tarefas, torna mais agradável a navegação na plataforma e simplifica o processo de aprendizado de novos colaboradores.
Talvez esse seja o momento mais crítico de todo o processo: a implantação. Aquele momento em que a empresa começa a incorporar o novo software, aprende a utilizá-lo e se adapta a ele. A verdade é que, essa não precisa ser uma experiência negativa.
O ponto-chave para que a tão temida implantação seja uma transição agradável é: encontre um fornecedor de software com opções que tornam o processo adaptável ao ritmo da sua empresa. Por exemplo, verifique se você pode escolher entre solicitar uma consultoria presencial ou remota, se o fornecedor disponibiliza canais de estudo online e de autoaprendizagem como EAD (Ensino a Distância) e LMS (Learning Management System) para que o usuário possa se desenvolver e tirar suas dúvidas sozinho.
Alternativas como essas dão mais flexibilidade de tempo e reduzem o valor do investimento em horas de implantação. A consultoria presencial engloba valores adicionais por conta do deslocamento, hospedagem e alimentação do consultor. Enquanto a consultoria remota dispensa todos esses custos e mantém a qualidade do serviço – já que o mesmo profissional que iria até a indústria realiza o atendimento via internet, no melhor horário para o cliente.
Importante avaliar qual o modelo ideal para a realidade do seu negócio.
O atendimento é o canal direto de comunicação entre a fornecedora de software e o cliente. O departamento funciona como uma ponte que liga usuário e software, tendo grande responsabilidade na tarefa de criar um bom relacionamento entre eles.
Quando surgir aquela dúvida ou situação inesperada, é a equipe de suporte que vai auxiliá-lo e resolver a sua solicitação. Por isso, você também precisa conhecer esses profissionais.
O atendimento deve ser formado por pessoas com conhecimento técnico e experiência comprovada sobre o seu ramo de atuação, a solução e nos processos internos da empresa de ERP. Lembre-se sempre de perguntar se o time de suporte é composto por especialistas e qual é o tempo de casa deles.
Além de tudo isso, deve ser fácil entrar em contato com essa equipe. Observe quais os meios de comunicação disponíveis, como telefone, e-mail, chat pelo site, ferramenta de chamado dentro da solução, Skype corporativo, Facebook, WhatsApp, entre outros.
Esse é um dos pontos cruciais para a escolha do software. Afinal, o valor orçado precisa estar condizente com a sua realidade e capacidade de pagamento. Há formas de pagamento pensadas para cada empresa, veja qual se enquadra melhor ao seu negócio.
Algumas modalidades são:
Pense no futuro, para que o software continue funcionado em perfeitas condições, ele precisa se atualizar.
Fique atento. Procure por um fornecedor de software que não cobre pelas atualizações ou customizações. Encontre uma marca parceira, que quer colaborar com o crescimento da sua empresa, sem aumentar o valor acordado.
Quando você procura um software de gestão está atrás de um parceiro de negócios, um especialista para impulsionar a sua indústria. Uma maneira de identificar a solução certa é sabendo se ela é especialista no seu segmento e prioriza as melhores práticas de mercado.
Assim, os consultores da empresa poderão transmitir para a sua indústria conhecimentos específicos de mercado que serão fundamentais para melhorar processos internos, otimizar a cadeia de suprimentos, solucionar problemas, entre outras ações que agregam valor ao seu produto e geram mais resultados.
Além da aderência às necessidades atuais da sua indústria, pense em como você quer a sua marca daqui a alguns anos – qual é a sua visão? Caso deseje desenvolver o seu negócio, por exemplo, passar de médio para grande porte, escolha um software com capacidade de escalabilidade.
Uma solução com essa habilidade acompanha o crescimento da sua empresa, atendendo cada demanda do processo de expansão e dando todo o suporte durante a fase de transição. Para que isso seja possível, o ideal é ter tudo em uma única solução. Assim, você não precisa adquirir novos sistemas ou outras versões à medida que a sua indústria for se desenvolvendo.
Ter uma única solução preparada para atender a sua indústria, seja qual for o tamanho do seu sonho de sucesso. Isso sim é parceira, hein?
Nada melhor do que conversar com quem já conhece. Na reta final da busca pela solução ideal, um bate-papo com outros clientes do software que você quer construir um relacionamento, pode eliminar as últimas dúvidas.
Como encontrar esses clientes? Peça para o próprio fornecedor de software recomendar as marcas que podem atendê-lo e agendar visitas nessas empresas. Durante o encontro, aproveite o momento para fazer perguntas e sentir como é o relacionamento entre eles, descubra como o cliente era antes e depois de implantar o software, veja como a solução contribuiu para melhores resultados.
Após recolher o máximo de informações possíveis, tente perceber se a cultura da empresa é semelhante ao da sua indústria. Para que a parceria seja bem-sucedida, é fundamental que estejam em sintonia até em aspectos como valores, inovação, perspectivas para o futuro. Agora é só ponderar as vantagens e fazer a escolha certa.