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Confira informações essenciais para usar a RFP na escolha do ERP
Request for Proposal (RFP) é um documento utilizado por empresas que valorizam cada centavo de seu orçamento para alcançar o melhor Retorno sobre Investimento (ROI) na contratação de novos fornecedores. Com a lógica por trás da RFP, é possível encontrar a solução ideal para as necessidades de uma empresa com maior custo-benefício, uma vez que este documento permite fazer comparações objetivas sobre as possibilidades de compra.
Veja neste post como a RFP pode contribuir com os negócios.
No início, antes de entender o propósito de criar uma RFP, pode parecer que ela caminha no sentido oposto aos objetivos de contratação, afinal, o processo levanta muitas dúvidas. Por outro lado, tomar uma decisão sem analisar as alternativas a fundo pode gerar prejuízos bem maiores do que resultados positivos.
Tenha em mente que sempre há mais de uma boa opção entre fornecedores e prestadores de serviço, independentemente da demanda. Por isso, é fundamental estabelecer critérios para o documento de solicitação de propostas, a fim de otimizar a negociação e assegurar aquisições e contratações da empresa.
Entenda as principais etapas:
A elaboração de uma RFP é um exercício de análise da empresa para identificar as verdadeiras necessidades. Isso é importante para o momento de absorver as propostas dos fornecedores, já que cada um fará sua oferta de acordo com o que pode atender.
Saber qual o valor disponível para investimento torna o processo de criação da RFP transparente, garantindo que os fornecedores e a empresa façam as melhores negociações dentro do que é pré-definido, sem perda de tempo.
Como comentamos no início deste artigo, a RFP é um documento que abre portas para comparações entre as possibilidades. Sabendo disso, os fornecedores interessados farão ofertas diferenciadas para se destacar entre os concorrentes.
O documento determinará o formato de apresentação dos fornecedores. Dessa forma, fica muito mais fácil e objetivo comparar, descartando as propostas que não se encaixam. Muitas vezes, os próprios fornecedores entenderão que os seus serviços não atendem às necessidades da empresa, o que torna o processo de análise menos complexo.
Nesta etapa, será feita a contratação do fornecedor que, além de atender às necessidades da empresa, deve trazer diferenciais, facilidades e valores. De forma prática, o propósito da RFP é encontrar o fornecedor mais adequado para atender às demandas com base em suas singularidades, alinhamento com o orçamento previsto e interesse em estabelecer uma parceria de sucesso.
Isso abre um leque de aplicações, certo? Então, a RFP pode e deve ser utilizada para qualquer tipo de compra ou contratação? É o que veremos a seguir.
A contratação de serviços por meio de uma RFP pode ser aplicada em qualquer modelo de negócio.
Exemplos de aquisição:
• Aquisição de matéria-prima para a indústria;
• Aquisição de peças, maquinários, equipamentos;
• Contratação de serviços de suporte regular;
• Desenvolvimento e soluções de TI;
• Criação de aplicativos para a empresa;
• Compra regular de material de escritório;
• Criação de site;
• Contratação de agência de marketing.
Para preencher corretamente uma RFP, é necessário ter conhecimento sobre os elementos e diferenciais dos produtos, serviços e fornecedores capazes de atender a demanda. Se esses dados não estiverem disponíveis, é possível iniciar o processo com uma RFI – Request for Information –, enviada a um fornecedor considerado autoridade no assunto.
Grandes empresas, institutos e órgãos governamentais também precisam alinhar suas RFPs às diretrizes e leis que regem seus estatutos. Mas, se não é esse o caso, é possível seguir um passo a passo para facilitar a elaboração estratégica:
Crie um escopo de contratação onde será inserido o que precisa ser feito, quais produtos ou serviços serão cotados, quando eles precisam estar à disposição do negócio, etc.
Busque pelas principais referências do mercado, com indicações de parceiros, associações e instituições.
1. Introdução: dados da empresa, mercado, competidores, forças, fraquezas, ameaças e oportunidades;
2. Objetivos;
3. Cronograma: prazo, formato e endereço, seja eletrônico, seja físico;
4. Critérios da proposta;
5. Desafios e soluções eficientes;
6. Orçamento.
Esta etapa deve ser seguida conforme os critérios estabelecidos no item anterior. Dessa forma, nenhum fornecedor estará em desvantagem quanto à apresentação da proposta e a empresa demonstra respeito aos participantes.
Todos os participantes devem ser informados sobre o resultado das propostas. O fornecedor escolhido deve receber uma notificação de boas-vindas à parceria, enquanto os demais devem receber uma nota de agradecimento e de feedback em relação à disposição, serviço, apresentação e atendimento prestados.
Por fim, a última etapa é a assinatura do contrato, seguida do planejamento de implantação. Nela, são definidos os prazos de entrega e as condições acordadas entre fornecedor e cliente.
Sendo assim, ao adotar o Request for Proposal (RFP) para as aquisições e contratações de uma empresa, estamos garantindo que as estratégias de escolha assegurem valor aos produtos e serviços oferecidos.
Registrar as informações de uma empresa em planilhas não é mais o método mais moderno e seguro para os negócios. Hoje, você pode utilizar um software de gestão empresarial que manterá todos os dados atualizados e prontos para contribuir com a RFP, ou então, este documento pode te ajudar na contratação do melhor sistema. O Enterprise Resource Planning (ERP) é considerado um investimento, uma vez que a sua maior característica é o retorno sobre o valor conferido.
Além do ROI, o ERP melhora o desempenho das organizações e oferece ferramentas específicas para atender cada departamento, da produção ao marketing, o que torna o sistema um parceiro do negócio.
Veja também: [Planilha] RFP: como utilizar para escolher um ERP?