O impacto do mapeamento de processos na produtividade da produção
Elimine gargalos e deixe os processos otimizados
Dentro de ambientes de negócios acelerados, trabalhar de forma eficiente e produtiva é crucial para se manter competitivo.
O mapeamento de processos de negócios é uma estratégia que pode ser implementada para ajudar a agilizar as operações, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência, agilidade e desenvolvimento dos projetos.
Continue a leitura para explorar o impacto que o mapeamento de processos causa dentro da produtividade das empresas, assim como em seu funcionamento.
O que é um mapeamento de processos?
O mapeamento de processos, também conhecido como modelagem de processos ou diagrama de processos, é uma técnica implementada pelas empresas que buscam visualizar, entender e documentar os processos internos ou externos que fazem parte de suas operações.
Ele representa graficamente as etapas, atividades, decisões, interações entre pessoas ou sistemas, e os fluxos de informações ou materiais que ocorrem durante a execução de um processo específico.
Seu principal objetivo é o de desenhar os processos para conquistar uma visão clara e detalhada das etapas do início ao fim. Essa representação visual das atividades permite que os gestores analisem, otimizem e melhorem seus processos, beneficiando assim toda a operação.
Com a implementação do mapeamento de processos, as empresas podem entender o todo e os gestores serão capazes de visualizar quais etapas causam desperdícios, variações ou são ineficientes e precisam de melhorias.
Com a documentação e definição dos processos, eles podem ser otimizados, padronizados e alinhados para:
- gerar uma visão clara das operações;
- identificar ineficiências que envolvem gargalos, erros, atrasos, retrabalhos e outros problemas que impedem o desenvolvimento da produtividade;
- otimizar a operação ao redesenhar os processos de forma detalhada e simplificada;
- padronizar os processos em toda a organização;
- facilitar a implementação de mudanças como novos sistemas ou treinamentos;
- oferecer informações valiosas para tomadas de decisão mais estratégicas para melhoria do negócio.
Os tipos de mapeamento de processos
É possível encontrar diferentes tipos de mapeamento de processos e cada um tem uma abordagem específica para atender diferentes necessidades organizacionais. Esses são alguns deles:
- fluxogramas (flowcharts): são representações gráficas sequenciais de um processo, usando símbolos padronizados para representar atividades, decisões, pontos de entrada/saída e muito mais. Os fluxogramas são fáceis de entender e são amplamente utilizados para documentar processos em diversos setores. São perfeitos para visualizar o processo como um todo;
- diagramas de processo de negócios (Business Process Diagrams - BPD): são uma forma mais abstrata de mapeamento de processos e são frequentemente usados em metodologias de gerenciamento de processos de negócios (Business Process Management - BPM). Eles se concentram em representar as atividades e os fluxos de informações entre as entidades envolvidas no processo;
- diagramas de fluxo de dados (Data Flow Diagrams - DFD): são usados principalmente para modelar os sistemas de informações, mostrando como dados são processados e transferidos dentro de um sistema. Eles são úteis para entender como diferentes partes de um sistema interagem entre si;
- mapas de processos de valor (Value Stream Maps): são usados em metodologias Lean para identificar e eliminar desperdícios em um processo, visualizando todo o fluxo de valor, desde o início até o cliente final;
- diagramas de casos de uso (Use Case Diagrams): mais comuns no contexto de engenharia de software, os diagramas de casos de uso podem ser aplicados para representar interações entre sistemas e usuários em diferentes cenários, oferecendo insights sobre como os sistemas são utilizados em situações do mundo real;
- modelos de processo IDEF (Integration Definition for Process Modeling): é uma família de métodos de modelagem de processos que foram desenvolvidos para abordar várias questões de modelagem em diferentes contextos. Eles incluem vários tipos de diagramas que podem ser usados para representar diferentes aspectos dos processos organizacionais;
- mapeamento de fluxo de valor (Value Stream Mapping - VSM): uma técnica do Lean Manufacturing que ajuda a visualizar o fluxo de materiais e informações em todo o processo de produção. É especialmente útil para identificar desperdícios e melhorar a eficiência em operações de fabricação.
Como fazer o mapeamento de processos
O mapeamento de processos envolve várias etapas que ajudam a entender, documentar e otimizar as operações de uma organização. Confira um pequeno guia para implementar em seu negócio:
- identifique o processo a ser mapeado: escolha um processo específico que você deseja mapear. Pode ser um processo inteiro ou uma parte específica de um processo maior;
- faça uma reunião com os times envolvidos: envolver os colaboradores que estão diretamente envolvidos no processo é fundamental para entender cada detalhe de quem quem vive os processos no dia a dia;
- defina o escopo do processo: estabeleça os limites a serem mapeados, ou seja, determine onde o processo começa, quais são as etapas intermediárias e onde termina;
- identifique os elementos-chave: faça uma lista com atividades, decisões, entradas, saídas e os participantes do processo. Entenda como esses elementos se relacionam entre si e afetam o resultado final;
- escolha a sua ferramenta de trabalho: defina o melhor o tipo de mapeamento de processos (fluxogramas, diagramas de processo de negócios, etc.) e centralize todas as informações no sistema ERP, para que todos possam ter acesso às documentações e relatórios gerados;
- desenhe o mapa do processo: 1 - comece desenhando o fluxo principal do processo. Use símbolos padronizados para representar atividades, decisões, inícios e finais de processo, entre outros; 2 - detalhe as atividades na ordem em que ocorrem. Use setas para mostrar a direção do fluxo; 3 - inclua informações relevantes, como responsáveis por cada atividade, entradas e saídas de dados, tempos de execução e outros detalhes específicos do processo;
- valide todo o mapa com as equipes envolvidas: é importante ter a certeza de que todas as etapas estejam corretas e compreendidas por todos;
- identifique gargalos e oportunidades de melhoria: faça um overview do mapa do processo para identificar possíveis problemas, redundâncias ou etapas desnecessárias. Isso pode envolver a eliminação de passos que não agregam valor ou a simplificação de procedimentos complexos;
- atualize e compartilhe o mapeamento do processo com todos: após as revisões, atualize o mapa do processo conforme necessário. Depois, compartilhe-o com as partes interessadas relevantes na organização;
- monitore e invista na melhoria contínua: o mapeamento de processos não é um processo único, pois evoluem com o tempo. Monitore regularmente o processo mapeado e esteja aberto a fazer ajustes conforme a necessidade, garantindo que ele permaneça relevante e eficiente.
E lembre-se: o mapeamento de processos é uma ferramenta dinâmica que deve ser atualizada na medida que os processos evoluem e mudam dentro da organização.
