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Faça análises simples e eficazes com este método que detecta problemas operacionais
O método dos 5 porquês (também chamado de 5W, abreviatura de Five Whys) é uma técnica de brainstorming originado da filosofia Lean, baseado em perguntar repetidamente o "por que" até que a causa raiz de um problema seja identificada.
Embora seja chamado de 5 porquês, o número cinco não tem nenhum significado especial. Alguns problemas são resolvidos com menos ou mais de cinco perguntas.
O objetivo é garantir que o problema seja compreendido da melhor forma possível, uma vez encontrada a causa real para resolvê-la facilmente.
Entenda mais sobre este método, seus benefícios e como implementar os 5 porquês nas análises organizacionais.
O método 5W tem sua origem no controle da produção e é um instrumento de garantia da qualidade. Quando ocorrerem defeitos na produção, o profissional pode identificar a causa com cinco perguntas do porquê.
A técnica faz parte do Sistema Toyota de Produção, desenvolvida por Sakichi Toyoda, um inventor e industrial japonês e se tornou parte integrante do conceito Lean. Não se sabe ao certo como foi criado, mas há a teoria de que ele se inspirou em seus filhos, que como toda criança indagavam a todo momento o “porquê” de tudo.
Taiichi Ohno - arquiteto do sistema Toyota de produção - descreveu a importância do método em seu livro “Toyota Production System: Beyond Large-scale Production”:
"A base da abordagem científica da Toyota é perguntar cinco vezes por que um problema está ocorrendo (...) É assim que aprendemos a natureza do problema e como resolvê-lo".
Ele pode ser usado quando a equipe está mapeando a cadeia de valor, identificando uma atividade que é um desperdício ou simplesmente resolvendo um problema. Em todas essas situações, os 5 porquês podem ser usados para analisar a causa.
O método também é adequado para trabalho em grupo, usando quadros-negros ou post-its. A equipe começa com sua pergunta inicial e segue a trilha até a fonte, questionando cada resposta com uma pergunta por quê.
Os Cinco Porquês podem ser usados para identificar problemas operacionais, como por exemplo um produto defeituoso ou entregas fora do prazo. É necessário análisar todo o caminho e estrutura ligado aos problemas, para depois questionar os desvios durante o processo em questão.
Imagine que uma indústria está sem etiquetas, questionando o responsável, ele respondeu que o problema é que ele não está conseguindo imprimi-las. Observe a aplicação dos 5 porquês para resolver esse caso de forma simples:
1. Por que você não pode imprimir?
- Porque os cartuchos da impressora estão vazios.
2. Por que os cartuchos vazios ainda não foram substituídos?
- Porque não há cartuchos cheios.
3. Por que não há cartuchos novos?
- Porque ninguém pediu.
4. Por que nenhum foi encomendado ainda?
- Porque não há informações claras de como solicitar e quem pode efetuar o pedido.
5. Por que ainda não está claro?
- O processo de compra é centralizado e ainda não foi comunicado definitivamente.
Solução possível: Explique o processo de compra ou peça esclarecimentos.
No exemplo acima, vimos que as perguntas podem ser formuladas positivamente ou negativamente. Ou seja, você pode perguntar "Por que isso acontece?" e "Por que isso não acontece?". Com um pouco de prática, você descobrirá rapidamente como é útil analisar uma aplicação específica usando o método 5W.
Agora que você já sabe o que é, quando e onde usar os 5 porquês, tente seguir estas etapas para usar com eficácia a técnica:
Uma reunião 5W deve reunir o maior número de especialistas possível. Por outro lado, não faz sentido envolver pessoas que nada sabem sobre o problema. E quando se trata de questões complexas, é importante deixar claro quem está liderando a análise e quem tomará as decisões finais.
Ao definir o problema, certifique-se de que todos os envolvidos entendam o problema e não confundam causas com efeitos. Seja específico com todas as perguntas e respostas.
Questione quantas vezes forem necessárias para encontrar a causa raiz do problema. Concentre-se em fatos claros, não em suposições, e evite culpar. Seja objetivo e orientado para os fatos, mantenha uma atmosfera de confiança.
No final das perguntas “por que”, você deve ter uma descrição bem fundamentada do problema com a qual você pode decidir como encontrar soluções e transferi-las para a equipe.
Nenhum processo de melhoria está completo sem verificar os resultados! Se necessário, todas as 5 etapas podem ser repetidas até que você esteja satisfeito com o funcionamento do processo.
• Não pense que as respostas são óbvias;
• Não tire conclusões precipitadas;
• Garanta que todos entendam o problema com clareza;
• Utilize a análises com base em fatos e dados para tomar decisões;
• Só pare de perguntar quando encontrar a causa raiz do problema.
O método dos 5 porquês ajudará sua equipe a se concentrar na causa raiz de um problema, incentivando todos na equipe a compartilhar ideias para melhoria contínua, em vez de culpar os outros. Isso dá a garantia de que qualquer problema pode ser eliminado e que o processo seja livre de erros repetidos.
A técnica 5W ajuda você a criar uma descrição detalhada do problema, encontrar e resolver bugs e melhorar continuamente seus projetos. Então, da próxima vez que você e sua equipe tiverem um problema, respire fundo e pergunte como uma criança!
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