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Saiba como funciona o sistema, quais são os arquivos utilizados e os seus benefícios
Um dos grandes desafios dos gestores é conseguir organizar a comunicação entre os setores da empresa, utilizando seus próprios canais e sistemas de informação. Essa tarefa se torna mais complexa quando acrescentamos fornecedores, parceiros e clientes à rede que compõe o dia a dia corporativo.
Chega a ser difícil compreender como, antigamente, as companhias conduziam seus negócios com registros manuais. Em meio a esse cenário, em 1961, o Comitê para o Desenvolvimento do Comércio da ONU iniciava a busca pela simplificação e padronização dos documentos referentes ao comércio exterior.
Logo, em 1968, o Comitê de Coordenação de Transporte de Dados (TDCC) avançou para o desenvolvimento de padrões de mensagens entre empresas. Desde então, houve uma série de esforços e melhorias em torno do tema, buscando a padronização, automatização e simplificação das transações comerciais até chegarmos ao EDI atual.
Você deve estar se perguntando: afinal, o significa EDI? Nos próximos tópicos vamos abordar o que é, quais os benefícios, tipos de arquivos usados e sua contribuição na gestão da cadeia produtiva.
Electronic Data Interchange, mais conhecido como EDI, significa Intercâmbio Eletrônico de Dados ou Troca Eletrônica de Dados. De forma simples, refere-se à transmissão eletrônica de documentos padronizados entre sistemas de computadores diferentes.
Calma, vamos ver como funciona na prática e ficará mais claro. Imagine quantos parceiros comerciais possui uma empresa, por exemplo, grandes montadoras colecionam em média 2,5 mil fornecedores.
Para manter o fluxo de operações da cadeia produtiva funcionando perfeitamente, é preciso estabelecer uma comunicação constante, precisa e ágil com todas as empresas. A partir dessa necessidade, surgiu o EDI para automatizar o envio e recebimento de documentos entre parceiros comerciais.
O sistema é uma forma de aumentar a eficiência no processo de intermediação de negociações. Para isso, as partes envolvidas precisam estabelecer o padrão EDI que será utilizado. Esse formato padronizado é chamado de layout EDI e desempenha funções de manual de instruções para orientar como os arquivos devem ser gerados e transmitidos. Dessa forma, é possível cruzar informações relativas à Nota Fiscal, comprovantes, dados de produtos, entregas e pagamentos.
Automatizar etapas recorrentes que eram realizadas de maneira manual, já é uma grande vantagem para o desempenho da corporação. Confira outras vantagens do EDI:
• Redução de falhas;
• Redução de custos;
• Redução do lead time;
• Agilidade nos processos;
• Melhora na comunicação;
• Melhora o atendimento;
• Aumento de produtividade;
• Segurança das informações;
• Melhora no controle de cadastros;
• Redução de erros na codificação de mercadorias;
• Ajuda a coordenar operações e vendas complexas;
• Viabiliza a gestão de grande quantidade de produtos;
• Melhora no controle de produtos em estoque e transporte.
1. Notas Fiscais – NOTFIS: contém as mesmas informações das notas fiscais, porém com a Nota Fiscal Eletrônica as empresas preferem enviar no formato “xml”.
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2. Conhecimentos de transporte – CONEMB: contém informações sobre Conhecimentos de Transporte gerados pelas transportadoras. Quando há redespacho, os dados são enviados de transportadora para transportadora.
3. Ocorrência de entregas – OCOREN: contém informações sobre os produtos durante o transporte como atrasos, extravios e danos (coletas e entregas realizadas).
4. Pré-fatura de transporte – PREFAT: contém informações sobre todas as faturas liberadas para realizar o pagamento.
5. Documento de cobrança – DOCCOB: contém informações sobre a lista de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que foram liberados para pagamento.
Antes de conquistar empresas de todos os segmentos, o EDI começou a ser aplicado no varejo e na indústria de transportes. Assim, desde o início contribuiu com a área de logística, sendo o EDI PROCEDA o padrão mais adotado pelo setor.
Não apenas o mais conhecido, mas também o pioneiro. Na década de 90, uma empresa especializada em serviços de tecnologia da informação chamada Proceda desenvolveu um formato padronizado para compartilhar dados referentes ao transporte. O padrão funcionou e começou a ser incorporado por marcas de todo o país, tornando-se referência.
Com o tempo o sistema precisa de atualizações para atender melhor às necessidades das companhias, exigindo novas versões sem prejudicar as atividades corporativas, negociações comerciais e a compatibilidade com fornecedores.
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Como uma das etapas integrantes do setor de logística, o transporte de produtos requer grande troca de dados e relatórios para garantir que a mercadoria irá chegar no local e momento certo. Nessa fase, o sistema EDI ajuda a empresa contratante e a transportadora durante o processo.
Basicamente, o fluxo acontece da seguinte maneira: a empresa reúne as notas fiscais eletrônicas dos produtos que serão despachados e gera um arquivo NOTFIS em seu sistema com acesso ao EDI. O documento é enviado a transportadora, que confere as informações e gera outro arquivo denominado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – registro que acompanha todas as etapas do serviço de transporte. Com o CT-e, é possível produzir outros modelos de EDIs como CONEMB, DOCCOB e OCOREN, que permitem o rastreamento dos itens e atualização do TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte).
Ou seja, por meio do EDI a empresa contratante pode enviar para a transportadora, por exemplo, informações sobre notas fiscais e cargas liberadas para faturamento. Já a transportadora pode direcionar para o seu cliente informações como entregas realizadas, entregas não realizadas ou malsucedidas, itens embarcados para transporte, itens faturados, dados de cobrança pelas entregas realizadas.
As atividades dentro da indústria são complexas e dinâmicas e quanto mais automatizado for o processo, mais produtiva será a fábrica. Por isso, todas as etapas da cadeia produtiva devem ser otimizadas pela tecnologia e integradas pelas ferramentas certas. Esse alinhamento inclui o sistema EDI.
Mais do que ajudar a compartilhar informação e acompanhar a evolução da fabricação, o ERP tem uma função importante nesse processo uma vez que o software tem a capacidade de traduzir para o usuário os dados contidos no arquivo EDI.
Então, a solução de gestão importa os documentos EDI, decodifica a informação que está em arquivo texto para o usuário, gera os pedidos de forma automática e encaminha esse conhecimento para as ferramentas que integram a gestão de departamentos como estoque, logística e financeiro.
Dentro do ERP, você encontra recursos como o WMS (Warehouse Management System), ferramenta especializada em controle de estoque. Essa área do ERP permite automatizar as atividades operacionais do armazém, localizar com rapidez os produtos estocados e controlar a entrada e saída dos itens.
As informações produzidas e organizadas pelo EDI, por serem sobre movimentação de materiais, estão diretamente ligadas a administração realizada pelo WMS. Com dados sobre a entrega de produtos, tempo de deslocamento dos itens, pagamentos efetuados, especificações de peças, rastreabilidade das mercadorias, entre outras indicações que o sistema oferece, os profissionais da cadeia produtiva conseguem controlar melhor o estoque e, consequentemente, o fluxo de valor. Além disso, a indústria melhora o relacionamento com os seus parceiros e clientes.
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O compartilhamento rápido e confiável do EDI desempenha um papel importante em qualquer empresa. No entanto, para algumas indústrias ganha ainda mais relevância por contribuir fortemente com a metodologia de trabalho de sua cadeia de suprimentos, como é o caso da indústria automobilística.
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O sistema facilita a comunicação e negociação entre montadora e fornecedores. Assim que o contrato é fechado, a montadora gera os arquivos pelo software de gestão e envia para os fornecedores informando a quantidade, data e local de entrega das peças e notas fiscais recebidas. Além do sistema EDI ser um aliado essencial no Sistema Toyota de Produção e Just in Time.
O sistema EDI é a tecnologia a favor das relações comerciais, contribuindo com a otimização e gestão das empresas. Quando o seu negócio utiliza a ferramenta certa, melhora não apenas o relacionamento com os agentes intermediários, mas também a própria gestão da cadeia produtiva.